تقديم نظام الرصد لبرامج الإجرائية

۱- مقدمة

تعد هذه الوثيقة بيان موجز لنظام الرصد الإجرائي.يتم إطلاق هذا النظام بإفتراض برامج الإجرائية المشتركة في التنظيم، و لا يوجد أي قيد  في عدد المستخدمين، و الأهداف الإستراتيجية و الإجرائية و ألخ. 

۲- مخطط التفصيلي

يتضمن نظام الرصد برامج الإجرائية للتنظيم على إمكانيات الموجودة فيما يلي:

۲-۱- ِإدارة المركزية لعمليات الرصد

يتولى هذا القسم، عمل الرئيسي للنظام أي؛ جمع المعلومات و عملية رصدها. تم تمثيل الكيانات المهمة  في حيز التخطيط على النحو التالی:

۲-۱-۱- الأهداف الإستراتيجية (SO)

سيتم تسجيل أهداف الإستراتيجية في النظام بالوزن النسبي. النقطة المهمة في هذا الصدد، هي أن تسجيل الأهداف الإستراتيجية يتم  بذكر سنة التي تم تعريفه في النظام حتى تلقى التقارير بصورة مصنفة على أساس  الأهداف الإستراتيجية المعّرفة في سنوات المختلفة. يتم تسجيل و تحديث الأهداف الإستراتيجية من قبل المدير وفقاً لما تقتضي الحاجة و في بداية كل السنة.

۲-۱-۲- الأهداف الإجرائية (PO)

ستسجل الأهداف الإستراتيجية اللاحقة بالثقل النسبي. وسوف يتم تسجيل و تحديث أهداف الإستراتيجية من قبل المدير وفقاً لما تقتضي الحاجة في بداية كل السنة.كذلك يسجل سنة التعريف كما كان في الأهداف الأهداف الإستراتيجية  و يتم  بذكر سنة التي تم تعريفه في النظام حتى تتلقى التقارير بصورة مصنفة على أساس  الأهداف الإستراتيجية المعّرفة في سنوات المختلفة. و يتم مقارنة الموقف بناء على أهداف المدونة في سنوات المختلفة.

۲-۱-۳- النشاط الرئيسي

يعرف نشاط الرئيسي تحت كل هدف الإجرائي. يقسم النشاط الرئيسي على قسمين: الانشطة الرئيسية المشتركة و الانشطة الرئيسية المختصة. ينتج جميع التقارير و الإحصاءات النظام من الانشطة الرئيسية المشتركة. تعرف الانشطة الرئيسية المختصة و إدارتها عن طريق الوحدات في المحافظات. يجب أن يكون ترميز الانشطة الرئيسية على نحو مختلف  من الترميز في الانشطة الرئيسية المختصة. يتم إدخال جميع الانشطة الرئيسية المشتركة من قبل المدير في بداية تلك السنة |( أو نهاية السنة الماضية) . لكن يمكن تعريف الانشطة الرئيسية المختصة عن طريق الوحدات في المحافظة.

الميزانية: يمكن تقييم تكاليف الانشطة الرئيسية، و الذي يسجل بعملة الريال جميعاً.

المستندات العليا: كذلك تتعلق الانشطة الرئيسية بلا أو إحدى أو عدة مستندات عليا( برنامج السادس، سياسات العامة للإقتصاد المقاومي، سياسات العامة للصحة، إجراءات مشروع التغيير للمجلس الإستراتيجي و نحوها) التي تختار من قائمة واحدة.

وحدة / مكتب المشرف: قسم من النظام الذي يتكلف بتنفيذ الانشطة الرئيسية في الواقع .

۲-۱-۴- المبادر ة

يمكن إضافة مبادرات المشتركة تحت الانشطة الرئيسية من قبل المسؤول، و سيكون المائة عن مجموع ثقلها من النشاط الرئيسي العليا. يسجل توصيف لكل مبادرة. يكون جدولة للمبادرات. يقسم المبادرات وفقاً للمحافظات.

المدير التنفيذي: يجب تحديد منفذ للمبادرة. ينقسم منفذ المبادرة على منفذ القانوني و منفذ الحقيقي، و يمكن أن تتضمن كل مبادرة على  منفذ القانوني و منفذ الحقيقي. عادة ترتبط منفذ القانوني بمكتب المشرف على الانشطة الرئيسية. إن منفذ الحقيقي شخص يأتي للمبادرة عن طريق وحدة المحافظة ( أو اللجنة للأنشطة الرئيسية المركزية).

مسؤول الرصد: يحدد شخص لــ" مسؤول الرصد" تجاه كل نشاط الرئيسي و كل مبادرة ( في اللجنة الوزارة و كل وحدات المحافظات). يطلق مسؤول الرصد على شخص ( كالمدير أو الخبير) الذي دوماً يطلع من مدى تطور ذلك النشاط الرئيسي أو المبادرة؛ يعرف الممرات و حواجز التطور، و مُلِم بالفرص المقبلة، و يبادر بالاقتراح في حلول  المبدعة للخروج من مآزق المحتملة. يجب أن يسجل مسؤول الرصد مدى التطور كل من المبادرات المتعلقة به حتى العاشر من كل شهر ( أو زمن محدد في فترة الرصد) أو نهاية شهر الماضي في النظام، وأيضاً تحميل المستندات و الأدلة المبنية على التطور لكل المبادرة.  كذلك على مسؤول الرصد تسجيل سبب الانحراف في النظام لكل مبادرة التي تأخر عن الجدولة بالنسبة أكثر من ۵ % (% ۵- =<  الإنحراف المبادرة).   

محاسبة التوقع: نظراً لعدم الإعلان عن محاسبة التوقع لكل مبادرة على مدى الزمن حتى هذه اللحظة، نقترح محاسبة خطية للتطور المبادرات( أبسط نوع المحاسبة). بمعنى أن المبادرة التي قضت بالنسبة ۲۰ بالمائة من زمنها، يتوقع التطور أيضاً بالنسبة ۲۰ بالمائة .
تسجيل تأريخ التطورات: من أجل إستخدام أفضل، يتم تسجيل تأريخ الإجراءات أو التطورات القائمة لكل مبادرة.

العلامات: يمكن أن تتضمن المبادرة على العلامة. العلامة عبارة عن نص يعلن عنها اللجنة على أساسها، شروط تدقيق لمدى مطابقة التطور في المبادرة. 

الصورة۱: نموذج من شبكة البرمجة الإجرائية المشتركة في نظام الرصد

۲-۱-۵- فترات الرصد

يتم رصد برمجة الإجرائية في فترات زمنية معينة. يحدد البداية و النهاية لزمن بيان الإقرار و تقييم المطابقة في كل فترة من قبل المدير ( عادة في فواصل ۱۰ أيام). 

۲-۱-۶- تطور بيان الإقرار

يسجل تطوراً لكل المبادرة. سيكون تسجيل التطور لكل مبادرة على مسؤولي الرصد المركزي أو المحافظة المنتخبة لتلك المبادرة. سوف يحتاج لتحميل المستندات و الأدلة حين تسجيل التطور .

يطلب النظام من المستخدم سبب الإنحراف من القائمة، إذا كان نسبة التطور المسجلة أقل من المتوقع ( علي سبيل الإفتراض ۵%) حين زمن تسجيل تطور بيان الإقرار للمبادرة، و شرحها إذا رغب في ذلك.

لا يمكن تسجيل التطور في النظام بالنسبة الأكثر من المتوقع أو الأقل من المتوقع

 

الصورة۲: صفحة تسجيل تطور بيان الإقرار نظام الرصد

۲-۱-۷- تقييم المطابقة

يعتبر في كل فترة الرصد، فاصل زمني لتقييم مطابقة المبادرات. في هذا الفاصل يشاهد مسؤول التقييم المعتبر من المستخدمي المركزي، تطورات بيان الإقرار و المستندات و الأدلة في بيئة العمل، و يبادرون في تسجيل تطور تقييم المطابقة و علل الإنحراف المطابقة.

الصورة۳: نموذج من صفحة تقييم المطابقة للأنشطة

۲-۱-۸- الرصد الميداني

في حالة تخصيص مسؤول الرصد الميداني للمبادرات، يمكن أن يحاول في تسجيل الرصد الميداني للمبادرات المتعلقة بوحدات المحافظة .

۲-۱-۱۰- الترميز للكيان

سيعرف طريقة الترميزية الآلية لكينونة الأهداف الإستراتيجية، و الأهداف الإجرائية، و الانشطة الرئيسية، و المبادرات، و تتم إجرائها في مستويات المختلفة. كذلك تحصل الانشطة الرئيسية و المبادرات الخاصة على الترميز المختص. 

۲-۱-۱۱- تعريف المستخدمين و مستويات الوصول

يعرف المستخدمين على المستويين. على مستوى مركز توجيه المستخدمين، و كذلك الرصد المركزي و مسؤولي تقييم المطابقة و الميداني. على مستوى المحافظة، يستطيع مستخدم مدير الرصد للمحافظة، أن يعرف المستخدمي الرصد لأنشطة الرئيسية في المحافظة. و يجب أن يذكر بأن التشكيل على مستوي المركز تعريف بعض المبادرات مشابهة و مبنية على الانشطة الرئيسية المركزية، بالإضافة على المبادرات التي  تتم على مستوى المحافظة. لذلك في هذا النطاق، سوف يشبه المركز إحدى المحافظات( ما يسمى بالمحافظة ۳۲ ) الأخرى على مستوى البلد.

ستكون أدوار المستخدمين في هذا النظام كما يلي:

مدير النظام:

• القدرة على تعريف الأهداف الإستراتيجية، و الإجرائية، و الانشطة الرئيسية، و المبادرات المشتركة اللاحقة لها مع جميع التفصيلات.
• القدرة على تحديد المبادرات المشتركة على أساس تقسيم المحافظات
• القدرة على تعريف المستخدمي المركزي، و مسؤولي في الرصد المركزي، و مسؤولي تقييم المطابقة و الميداني، و نيابات المركزية.
• القدرة على إرسال الإعلانات لكافة المستخدمين.

مسؤول الرصد المحافظة:

• القدرة على تعريف الأنشطة الرئيسية المختصة ( في حالة تفعيلها من قبل مدير النظام).
• القدرة على إرسال الإعلانات لكافة المستخدمين.
• القدرة على تلقي أنواع التقارير على مستوى المحافظة.

مسؤول الرصد المركزي:

• تم تعريف مسؤول الرصد المركزي مثلما كان مسؤول الرصد المحافظة، ولديه كافة الإمكانيات مسؤول الرصد المحافظة في مجال المبادرات مع المركز.
• يمكن لمسؤول الرصد المحافظة بالإضافة لذلك، القدرة على:
  • تحديد مسؤول تقييم المطابقة المبادرات الرئيسية من بين المستخدمي المركز.
  •  تلقي التقارير المتعلقة بالتطور و تقييم المطابقة في نطاق المختلفة من النظام.

مسؤول الرصد لنطاق المحافظة:

• القدرة على تسجيل تطور المبادرات المخصصة له في زمن المسموح.
• القدرة على تسجيل التأخير في المبادرات المخصصة له في زمن المسموح.
• القدرة على تحميل ملف المستندات التطور للمبادرات.
• القدرة على تلقي أنواع التقارير على مستوى النطاق المتعلقة به في المحافظة.

مسؤول النطاق المركزي:

• تم تعريفه مثلما كان مسؤول الرصد المحافظة، و لديه كافة الإمكانيات مسؤول الرصد المحافظة في مجال المبادرات مع المركز.
• بالإضافة على ذلك، يمكن لمسؤول الرصد نطاق المركزي أن:
  • يحدد مسؤول تقييم المطابقة للأنشطة الرئيسية من بين المستخدمي المركزي مرتبط بنطاقه.
  • تلقي التطور للمحافظات وفقاً لتصنيف المحافظة و المكاتب في نطاق المتعلق به.

مستخدم المحاف ظة:

• إمكانية مستخدم كمسؤول الرصد المبادرة
• إمكانية تسجيل التطور و إرفاق المستندات
• ملاحظة تأريخ تسجيل التطور و تقييم مطابقة المبادرات المتعلقة به

مستخدم المركزي:

• يتمتع بكافة إمكانيات مستخدم المحافظة في نطاق المركزي.
• بالإضافة على ذلك، يمكن أن:
  • يتم تعيينه كمسؤول تقييم المطابقة من قبل مسؤول نطاق المركزي.
  • يحاول تجاه تقييم المطابقة المبادرات المتعلقة به.
  • يلاحظ تأريخ تسجيل التطور، و تقييم المطابقة للمبادرات التي تم تعيينه كمسؤول تقييم المطابقة.

۲-۲- إعمال التقرير

سيكون قسم إعمال التقرير قادراً على تلقي التقارير وفقاً لمؤشرات اللازمة في مجال المبادرات، الأنشطة الرئيسية، و الأهداف الإجرائية، و الأهداف الإستراتيجية. يوفر هذا القسم للمستخدم فرصة استخراج الملف إلى إكسل، و زيادة و تقليل الأعمدة المطلوبة لإعداد التقريرأيضاً.

• إعمال التقرير وفقاً لتنصنيف النطاق
• إعمال التقرير وفقاً لتصنيف المكاتب
• إعمال التقرير وفقاً لتصنيف المحافظات
• إعمال التقرير وفقاً لتصنيف المبادرات، و الأنشطة الرئيسية، و الأهداف الإستراتيجية، و الأهداف الكمية
• إعمال التقرير علل الإنحراف و الإنحراف المسموح و غير المسموح

الصورة۴:  نموذج من تقارير النظام؛ تقرير التطور و إنحراف أهداف العام

الصورة۵: نموذج من التقارير النظام؛ تقرير التطور وانحراف من المستندات العليا

۲-۳- اللوحة  قابلة للتخصيص

تتمثل إحدى الميزات الرئيسية لهذا النظام في القدرة على الوصول إلى تقارير النظام في شكل اللوحات قابلة للتخصيص.تسمح هذه اللوحات للمستخدم بوضع التقارير في شكل  لوحات المعلومات هذه للمستخدم بوضع التقارير في مكانها المطلوب، و في صيغة  أقسام بأسم widget (الأداة) التی یمکن بسهولة سحبها  وإطلاقها في الصفحة من قائمة اللوحة حتى الحصول على المعلومات المهمة بالنسبة إليهم في نظرة الأولى. عادة ما سيكون لهذه الأدوات إمكانية الإنتقال إلى الأسفل (Drill-Down).

الصورة۶: نموذج من اللوحات المعدة من قبل المستخدمين

 

۲-۴- المرسل

ينشئ هذا القسم تبادل الرسائل النصية بين مستخدمي النظام. يمكن للمستخدمين البحث عن مستخدمين الآخرين على النظام وعرض سجل الرسائل المبادلة الخاصة بهم عن طريق إختيار أي منها.

الصورة۷: واجهة من مرسل النظام لتسهيل الحوار في النظام

 

۲-۵-الإعلانات

يعتبر هذا القسم لإدراج الرسائل و الأخبار في أقسام المختلفة من التنظيم. يتم عرض الأخبار في مستوى الذي تم تعريفه في ذلك المستوى. لذلك إذا تم تعريفه من قبل مسؤولي المحافظات، فسيتم عرض الإعلان في مستوى تلك المحافظة.

۲-۶- مساهمة في العلم

یکرر  أهداف الرئيسية و المبادرات المشتركة على مستوى المحافظات. لذلك يمكن في تنفيذ المبادرة المشتركة، استخدام التجربة و العلم المكتسب في محافظة لمحافظة أخرى، و في مجال تنفيذ المبادرة نفسها في تلك المحافظة. بالنظر إلى تشابه المبادرات المشتركة على مستوى المحافظات، يمكن إرسال الرسالة على مبادرة ما بالترميز الأساسي المشترك ( جزء من الرمز الذي يكون قبل المحافظة) سيظهر لكافة الأشخاص الذين تم حصولهم على تلك المبادرة، و يلاحق ذلك بعرض نوع المبادرة. بالإضافة على إرسال النص، سيمكن إرسال الملفات للإشتراك أيضاً.      

۳- خصائص  الأخرى

• سيلاحظ في كافة الجداول إمكانية الترشيح و البحث المبنية على الحقول. بالإضافة سيضيف إمكانية الاستخراج  لإكسل في كافة الجداول.
• سيتم تسجيل كامل السجل مرفق مع الزمن الانشطة المستخدمين في النظام، و عنوان ip، ومتصفح ويب و تفاصيل أخرى.   

 

۴- حزمة التكنولوجيا

سيتم تطوير النظام بواسطة حزمة المايكروسوفت للتكنولوجيا. سيشكل رمز بك آند للنظام بناء على فريم ورك Net.  و باللغة C# . بشكل أدق، ستستخدم صفحات الويب بصورة الكاملة من هندسة الملقمة من قبل  WebApi مع JavaScript على جانب للمستخدم. هذا سيؤدي إلى استقلالية الرموز المستخدم من تقنية الخادم. يتم تنفيذ بناء الصفحات بتقنية MVC. كذلك سيتم استخدام من مكتبات JQuery، Bootstrap و Angular JS بجانب المستخدم، ستشكل غلاف واجهة المستخدم الرئيسي لمكتبة  Kendo UI. سيتم تصميم واجهة المستخدم تماماً بصورة مستجيبة (Responsive) للاستخدام الأمثل على الأجهزة المحمولة. ستكون قاعدة البيانات MS Sql Server نسخه ۲۰۱۴

تحميل الكاتالوج