سامانه ی پایش برنامه های راهبردی-عملیاتی
سند حاضر شرح کلی سامانه پایش برنامه عملیاتی میباشد. این سامانه با فرض وجود برنامه عملیاتی مشترک در سازمان راه اندازی میشود و هیچگونه محدودیتی در تعداد کاربران، اهداف راهبردی و عملیاتی و ... ندارد.
امکانات موجود در سامانه برای پایش برنامه عملیاتی سازمان شامل موارد ذیل است:
این بخش وظیفه اصلی سامانه یعنی جمع آوری اطلاعات و فرآیند پایش آنها را بر عهده دارد. موجودیتهای مهم حوزهی برنامهریزی به شرح زیر در سامانه بازنمایی گردیدند
اهداف راهبردی در هر سال به همراه وزن نسبی در سامانه ثبت خواهند شد. نکته مهم در این خصوص این است که در سیستم اهداف راهبردی با ذکر سال تعریف ثبت میشوند تا در صورت تغییر بتوان گزارشات را بر اساس اهداف راهبردی تعریف شده در سالهای مختلف به صورت تفکیکی دریافت نمود. اهداف راهبردی در شروع هر سال بوسیله مدیر سیستم در صورت نیاز، ثبت و به روز رسانی میشوند.
اهداف عملیاتی ذیل اهداف راهبردی به همراه وزن نسبی ثبت خواهند شد. اهداف عملیاتی نیز در شروع هر سال بوسیله مدیر سیستم در صورت نیاز، ثبت و به روز رسانی میشوند. همچنین همانند اهداف راهبردی ، اهداف عملیاتی نیز با ذکر سال تعریف ثبت میشوند تا در صورت تغییر بتوان گزارشات را بر اساس اهداف عملیاتی تعریف شده در سالهای مختلف به صورت تفکیکی دریافت نمود و وضعیت را بر اساس اهداف تدوین شده در سالهای مختلف مقایسه کرد.
فعالیت اصلی در ذیل هر هدف عملیاتی تعریف میشوند. فعالیتهای اصلی به دو دسته تقسیم میشوند: فعالیتهای اصلی مشترک و فعالیتهای اصلی اختصاصی. گزارشات و آمارهای سیستم همگی از فعالیتهای اصلی مشترک ناشی میشوند. فعالیتهای اصلی اختصاصی بوسیله واحدهای استانی تعریف شده و بوسیله خود آنها مدیریت میشوند. کدگذاری فعالیتهای اصلی میبایست به گونه ای باشد که فعالیتهای اصلی اختصاصی دارای کد متفاوتی باشند. کلیه فعالیتهای اصلی مشترک سال بوسیله مدیر سیستم و در ابتدای همان سال (یا انتهای سال قبل) وارد سیستم میشوند. اما فعالیتهای اصلی اختصاصی، بوسیله واحدهای استانی قابل تعریف هستند.
بودجه بندی: فعالیتهای اصلی دارای تخمین هزینه هستند که همگی به ارز ریال ثبت میشوند.
اسناد بالادستی: همچنین فعالیتهای اصلی دارای هیچ، یک یا چند سند بالادستی مرتبط (برنامه ششم، سیاستهای کلی اقتصاد مقاومتی، سیاستهای کلی سلامت، مصوبات شورای راهبردی طرح تحول و امثال آنها) هستند که از یک لیست قابل انتخاب میباشند.
. واحد/دفتر متولی: بخشی از سازمان است که عملا مسئول اجرای فعالیت اصلی است.
اقدامات مشترک در ذیل فعالیتهای اصلی مشترک بوسیله ادمین سیستم قابل افزوده شدن میباشند و مجموع اوزان آنها از فعالیت اصلی بالاسری ۱۰۰ خواهد بود. برای هر اقدام شرحی ثبت میشود. اقدامات داری زمانبندی هستند. اقدامات دارای برش استانی هستند.
مجری: مجری اقدام میبایست مشخص باشد. مجری اقدام به دو شکل مجری حقوقی و مجری حقیقی است و هر اقدام تنها یک مجری حقوقی و یک مجری حقیقی میتواند داشته باشد. مجری حقوقی معمولا متناظر دفتر متولی فعالیت اصلی است. مجری حقیقی نام فردی است که بوسیله واحد استانی (یا ستاد برای فعالیتهای اصلی ستادی) برای اقدام وارد میشود.
مسئول پایش: به ازای هر فعالیت اصلی و هر اقدام (در ستاد وزارتخانه و هر یک از واحدهای استانی)، یک نفر به عنوان «مسئول پایش» تعیین شده است. مسئول پایش ﺑﻪ ﻓﺮدي (اعم از مدیر یا کارشناس) اطلاق میگردد ﻛﻪ ﻫﻤﻮاره از ﻣﻴﺰان ﭘﻴﺸﺮﻓﺖ آن فعالیت اصلی یا اقدام ﻣﻄﻠﻊ اﺳﺖ؛ ﮔﻠﻮﮔﺎهﻫﺎ و ﻣﻮاﻧﻊ ﭘﻴﺸﺮﻓﺖ آن را ﻣﻲﺷﻨﺎﺳﺪ، ﺑﺎ ﻓﺮﺻﺖﻫﺎي ﭘﻴﺶ رو آﺷﻨﺎﺳﺖ و ﻣﻲﺗﻮاﻧﺪ راهﺣﻞﻫﺎي ﺧﻼﻗﺎﻧﻪاي ﺑﺮاي ﺧﺮوج از ﺑﻦﺑﺴﺖﻫﺎي اﺣﺘﻤﺎﻟﻲ ﭘﻴﺸﻨﻬﺎد ﻛﻨﺪ. مسئول پایش موظف است تا دهم هر ماه (یا زمان تعیین شده در دوره پایش)، میزان پیشرفت هر یک از اقدامات مرتبط با خود را تا پایان ماه قبل را در سامانه درج کرده و مستندات و شواهد مورد نیاز دال بر پیشرفت هر اقدام را نیز در سامانه بارگذاری نماید. همچنین مسئول پایش موظف است در صورتی که یک اقدام بیش از ۵ درصد نسبت به زمانبندی تاخیر داشته باشد (% ۵- =< انحراف اقدام)، دلیل انحراف آن را نیز در سامانه درج نماید.
محاسبه پیش بینی: با توجه که نحوه محاسبه پیشبینی هر اقدام در طول زمان تا این لحظه اعلام نگردیده است، پیشنهاد ما محاسبه خطی پیشرفت اقدامات (ساده ترین حالت) میباشد. بدین معنی که اقدامی که ۲۰ درصد از زمان آن گذشته است انتظار میرود که ۲۰ درصد نیز پیشرفت داشته باشد.
ثبت تاریخچه تغییرات: جهت کاربری بهتر، تاریخچه عملیات و تغییرات صورت گرفته روی اقدام ثبت میشود.
نشانگرها: اقدامات میتوانند دارای نشانگر باشند. نشانگر متنی است که ستاد بر اساس آن شرایط بررسی میزان انطباق پیشرفت اقدام را اعلام میدارد
شکل۱: نمونه ای از شبکه برنامه عملیاتی مشترک در سامانه پایش
پایش برنامه عملیاتی در دوره های زمانی از پیش تعیین شده انجام میشود. شروع و خاتمه زمان خود اظهاری و ارزیابی انطباق (معمولا بازه های ۱۰ روزه) در هر دوره بوسیله مدیر سامانه تعیین میشود.
بر روی هر اقدام پیشرفت ثبت میشود. ثبت پیشرفت هر اقدام بر عهده مسئولان پایش ستادی یا استانی انتخاب شده برای آن اقدام خواهد بود. پیشرفت در هنگام ثبت نیازمند بارگذاری مستندات و شواهد خواهد بود.
همچنین در زمان ثبت پیشرفت خود اظهاری برای یک اقدام در صورتی که میزان پیشرفت ثبت شده از پیش بینی به میزان مشخصی (به صورت پیش فرض ۵ درصد) کمتر باشد سامانه از کاربر میخواهد که علت انحراف را از لیستی مشخص کند و در صورت تمایل در باره آن شرح دهد.
امکان ثبت پیشرفت به مقدار بیش از پیش بینی و یا کمتر از آخرین میزان اظهار شده قبلی در سامانه وجود نخواهد داشت.
شکل۲: صفحه ثبت پیشرفت خود اظهاری سامانه پایش
در هر دوره پایش، بازه زمانی جهت ارزیابی انطباق اقدامات در نظر گرفته میشود. در این بازه کاربران ستادی که به عنوان مسئول ارزیابی یک اقدام در نظر گرفته شده اند، در یک فضای کاری، پیشرفتهای خود اظهاری و مستندات و شواهد بارگذاری شده بوسیله واحدهای استانی مربوط به یک اقدام را مشاهده کرده و نسبت به ثبت پیشرفت ارزیابی انطباق و دلایل انحراف انطباق مبادرت میورزند.
شکل۳: نمونه ای از صفحه ارزیابی انطباق فعالیتها
در صورت تخصیص مسئول پایش میدانی به اقدامات، فرد تعیین شده میتواند نسبت به ثبت پایش میدانی برای اقدامات واحدهای استانی مختلف مبادرت ورزد.
برای موجودیتهای اهداف راهبردی، اهداف عملیاتی، فعالیتهای اصلی و اقدامات یک روش کد گذاری اتوماتیک تعریف خواهد شد و در سطوح مختلف پیاده سازی میشود. همچنین فعالیتهای اصلی و اقدامات اختصاصی و مشترک کد جداگانه ای میگیرند.
کاربران در دو سطح تعریف میشوند. در سطح ستاد کاربران راهبر و همچنین پایشی ستادی و مسئولان ارزیابی انطباق و میدانی تعریف میشوند. در سطح استان، کاربرِ مدیر پایش استان میتواند کاربران پایش برای فعالیتهای اصلی استان را تعریف کنند. لازم به ذکر است علاوه بر اقداماتی که در سطح استان صورت میگیرد برخی اقدامات مشابه که بر اساس فعالیتهای اصلی ستادی تعریف میشوند در سطح ستاد شکل میگیرند. بنابراین ستاد در این زمینه مشابه یکی از استانهای دیگر سطح کشور (به اصطلاح استان ۳۲ ام) خواهد بود.
نقشهای کاربران در این سیستم به شرح ذیل است:
مدیر سیستم:
- امکان تعریف اهداف راهبردی، عملیاتی و فعالیتهای اصلی مشترک و اقدامات مشترک ذیل آنها را با تمام جزئیات دارد.
- امکان مشخص کردن برش استانی اقدامات مشترک
- امکان تعریف کاربران ستادی، مسئولین پایش ستادی، مسئولین ارزیابی انطباق و میدانی و معاونتهای ستادی را دارد
- امکان ارسال اعلانات به تمامی کاربران را دارد.
مسئول پایش استانی:
- امکان تعریف فعالیتهای اصلی اختصاصی را (در صورتی که بوسیله مدیر سیستم فعال شده باشند) دارد.
- امکان ارسال اعلانات به تمام کاربران استان را دارد.
- امکان دریافت انواع گزارش در سطح استان را دارد
مسئول پایش ستادی:
- همانند مسئول پایش استانی تعریف شده و تمامی امکانات یک مسئول پایش استانی را در زمینه اقدامات مرتبط با ستاد داراست.
- علاوه بر این مسئول پایش ستادی میتواند:
- مسئول ارزیابی انطباق اقدامات اصلی را از بین کاربران ستادی مشخص نماید
- گزارشات مرتبط با پیشرفت و ارزیابی انطباق حوزه های مختلف را از سیستم دریافت کند.
مسئول پایش حوزه استانی:
- امکان ورود پیشرفت برای اقدامات تخصیص یافته به خود را در زمان مجاز دارد
- امکان ثبت علت تاخیر برای اقدامات تخصیص یافته به خود را در زمان مجاز دارد.
- امکان آپلود فایل مستندات پیشرفت را برای اقدامات دارد.
- امکان دریافت انواع گزارش در سطح حوزه مربوط به خود در استان را دارد
مسئول حوزه ستادی:
- همانند مسئول پایش حوزه استانی تعریف شده و تمامی امکانات یک مسئول پایش حوزه استانی را در زمینه اقدامات مرتبط با ستاد در یک حوزه خاص را داراست.
- علاوه بر این مسئول پایش حوزه ستادی میتواند:
- مسئول ارزیابی انطباق فعالیتهای اصلی را از بین کاربران ستادی مربوط به حوزه خود مشخص نماید
- گزارش پیشرفت استانها در حوزه مربوط به خود را به تفکیک استانی و دفتر به دفتر دریافت کنند.
کاربر استانی:
- امکان قرار گرفتن به عنوان مسئول پایش اقدام
- امکان ثبت پیشرفت و الصاق مدارک
- مشاهده تاریخچه ثبت پیشرفت و ارزیابی انطباق اقدامات مرتبط با خود
کاربران ستادی:
- تمامی امکانات یک کاربر استانی را در حوزه ستاد داراست.
- علاوه بر این میتواند:
- به عنوان مسئول ارزیابی انطباق بوسیله مسئول حوزه ستادی انتخاب گردد.
- نسبت به ارزیابی انطباق اقدامات مرتبط با خود مبادرت ورزد.
- تاریخچه ثبت پیشرفت و ارزیابی انطباق اقداماتی که به عنوان مسئول ارزیابی انطباق آنها انتخاب شده را مشاهده کند.
بخش گزارش گیری امکان دریافت گزارشات بر حسب انواع پارامترهای مورد نیاز در حوزه اقدامات، فعالیتهای اصلی، اهداف عملیاتی و اهداف راهبردی را خواهد داشت. این بخش در هر حوزه امکان خروجی به اکسل و همچنین کم و زیاد کردن ستونهای مورد نیاز برای گزارش را در اختیار کاربر قرار میدهد.
- گزارش گیری به تفکیک حوزه ها
- گزارش گیری به تفکیک دفاتر
- گزارش گیری به تفکیک استانها
- گزارش گیری به تفکیک اقدامات، فعالیتهای اصلی، اهداف راهبردی و اهداف کمی
- گزارش گیری علل انحراف و انحرافات موجه و ناموجه
شکل۴: نمونه ای از گزارشات سامانه؛ گزارش پیشرفت و انحراف اهداف کلی
شکل۵: نمونه ای از گزارشات سامانه؛ گزارش پیشرفت و انحراف از اسناد بالادستی
یکی از اصلی ترین قابلیتهایی که این سامانه ارائه میدهد امکان دسترسی به گزارشات سیستم در قالب داشبوردهای قابل شخصی سازی است. این داشبوردها به کاربر اجازه میدهد گزارشاتی را در قالب بخشهایی به نام ویجت که به راحتی از منوی داشبورد قابل کشیدن و رها شدن در صفحه هستند را در محل مناسب خود قرار دهند تا در نگاه اول به اطلاعاتی که از نظر خود مهم میداند، دسترسی داشته باشند. این ویجتها معمولا قابلیت حرکت به سمت جزئیات (Drill-Down) را خواهند داشت.
شکل۵: نمونه ای از داشبوردهای چیده شده بوسیله کاربران
این بخش تبادل پیام متنی بین کاربران سامانه را بوجود می آورد. کاربران میتوانند برای پیدا کردن کاربران دیگر در سامانه جستجو کنند و همچنین با انتخاب هر کدام تاریخچه پیامهای مبادله شده خود را مشاهده نمایند.
شکل۵: نمایی از پیام رسان سامانه به منظور تسهیل گفتگوی سازمانی
این بخش جهت قرار دادن پیامها و اخبار برای بخشهای مختلف سازمان در نظر گرفته میشود. اخبار در هر سطح که تعریف گردند در همان سطح نمایش داده میشوند. بنابراین در صورت تعریف بوسیله مسئولین پایش استانی، اعلان در سطح همان استان نمایش داده میشود.
اهداف اصلی و اقدامات مشترک در سطح استانها تکرار میشوند. بنابراین تجربه و دانش کسب شده بوسیله یک استان در اجرای اقدام مشترک میتواند مورد استفاده استان دیگر در زمینه اجرای همان اقدام در استان خود قرار گیرد. با توجه به یکسان بودن اقدامات مشترک در سطح استانها امکان ارسال پیام روی یک اقدام با کد پایه مشترک (بخشی از کد که قبل از استان قرار میگیرد.) برای تمامی افرادی که به آن اقدام در سطوح استانی یا ستادی دسترسی دارند بوجود خواهد آمد و ذیل آن نوع اقدام به نمایش در خواهد آمد. علاوه بر ارسال متن امکان ارسال فایل جهت اشتراک گذاری نیز وجود خواهد داشت.
۳- سایر ویژگیها
- در تمامی جداول امکان فیلتر و جستجو بر اساس تمامی فیلدها لحاظ خواهد شد. بعلاوه در تمامی جداول امکان خروجی به اکسل قرارداده خواهد شد.
- لوگ کامل از فعالیتهای کاربران در سیستم به همراه زمان، ip، مرورگر و دیگر جزئیات ثبت خواهد شد
توسعه سیستم بوسیله پشته تکنولوژی مایکروسافت صورت خواهد پذیرفت. کد بک اند سیستم بر اساس فریم ورک .Net و با زبان C# شکل خواهد گرفت. به صورت جزئی تر در صفحات وب به شکل کامل از معماری سرویس گرا بوسیله WebApi به همراه JavaScript در سمت کاربر استفاده خواهد شد. این مسئله استقلال کامل کدهای سمت کاربر از تکنولوژی سرور را موجب خواهد شد. بیسِ صفحات با تکنولوژی MVC پیاده سازی میشوند. همچنین در سمت کاربر از کتابخانه های JQuery، Bootstrap و Angular JS استفاده خواهد شد و شاکله اصلی رابط کاربر را مجموعه کتابخانه Kendo UI تشکیل خواهد داد. رابط کاربر جهت امکان بهره گیری بهینه در دستگاههای همراه به شکل کامل به صورت کنشگرا (Responsive) طراحی خواهد شد. پایگاه داده سیستم MS Sql Server نسخه ۲۰۱۴ خواهد بود.
دانلود کاتالوگ